Buchführung

Klicken Sie sich durch unseren Leistungskatalog und finden Sie die passende Lösung für Ihre Anforderungen.

Buchführung

Wir übernehmen für unsere Mandanten die buchführungsmäßige Aufbereitung und Erfassung der Geschäftsvorfälle und erstellen die entsprechenden Auswertungen und Reportings.

Wir erfassen und erstellen die EDV-Buchführung dabei überwiegend mit der Buchhaltungssoftware ADDISON der Wolters Kluwer Software und Service GmbH. Alternativ bieten wir auch die Erledigung der EDV-Buchführung in DATEV oder beim Mandanten vor Ort mit den EDV-Systemen und der eigenen Buchführungssoftware des Mandanten an.
Addison Datev

Die Erfassung erfolgt entweder traditionell anhand der uns vom Mandanten vorsortierten und mit den eventuell erforderlichen Erläuterungen übergebenen Buchführungsunterlagen oder bei entsprechendem Volumen und Organisationsgrad automatisiert durch Datenübernahmen aus Fakturierungsprogrammen, Online-Bankingprogrammen, elektronischen Eingangsrechnungen oder eingescannten OCR-gelesenen Belegen.

Möglich ist auch das eigene Buchen mit unserer Addison Software auf unseren Remote-Servern. Die Buchführung wird dabei je nach Volumen und Notwendigkeit wöchentlich, monatlich, quartalsmäßig oder jährlich erfasst und entsprechend ausgewertet.

Jedem Mandant wird ein fester verantwortlicher erfahrener Bilanzbuchhalter (oder auch Steuerfachangestellter) zugeteilt. Im Rahmen der Buchführung werden durch den jeweiligen Bearbeiter Plausibilitätsprüfungen der Belege/Geschäftsvorfälle vorgenommen und dabei festgestellte Unklarheiten bzw. erkennbare betriebswirtschaftliche und steuerliche Probleme mit dem Mandanten besprochen. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der uns übergebenen Unterlagen ist jedoch der Mandant verantwortlich. Die Gesamtverantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung insgesamt bleibt daher beim Mandanten.

Als Kontenplan wird überwiegend der am Gliederungsprinzip des HGB orientierte SKR 04 verwendet. Natürlich können auch andere (individuelle) Kontenpläne verwendet werden. Die Kontierung der Belege erfolgt dabei in der Regel durch uns, da eine Vorkontierung durch den Mandanten nur bei besonderer Sorgfalt in Verbindung mit einer reinen Datenerfassung ohne eigene Plausibilitätsprüfungen wesentliche kostenmäßige Vorteile bieten kann. Je nach Absprache ist natürlich auch eine Vorkontierung durch den Mandanten bzw. die EDV-technische Übernahme von Daten aus Fakturierungsprogrammen des Mandanten oder eine automatisierte Erfassung und Kontierung bei Online-Banking oder elektronischen oder gescannten Belegen möglich.

In der monatlichen Buchführung werden alle diesem Monat zuzuordnenden Geschäftsvorfälle wie z.B. Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen sowie die Zahlungsvorgänge auf Bankkonten und Kassen mit dokumentierter Kontierung und aussagekräftigem Buchungstext erfasst. Forderungen und Verbindlichkeiten werden über Offene-Posten-Listen oder Kontokorrent verbucht und zum Monatsende abgestimmt. Im Rahmen dieser Abstimmung wird der Mandant auf eventuelle Doppelzahlungen oder bereits seit längerem ausstehende Rechnungen oder Anzahlungen hingewiesen. Auch wird die Kontrolle und Abstimmung der gebuchten Geschäftsvorfälle mit den Buchführungsauswertungen monatlich vorgenommen, so dass die Erstellung der Jahresabschlüsse wesentlich erleichtert wird und nur noch wenige Korrektur- und Umbuchungen zum Jahresende erforderlich werden.

Wir führen daher keine ausschließlich auf den erfolgten Zahlungsvorgängen in Kasse und Bank basierende Buchhaltung durch und verzichten auch nicht auf die Dokumentation der Kontierung oder auf Buchungstexte, wie es teilweise aus Vereinfachungs- und Kostengründen bei anderen Dienstleistern unter Inkaufnahme einer wesentlich geringeren Aussagekraft und Kontrollqualität praktiziert wird. Unsere Leistungen entsprechen somit voll umfänglich den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.

Automatische Bankerfassung und Buchung

Durch digitales Einlesen der Bankkontoumsatzdaten aus Ihrem Online-Banking-Programm, können die Zahlungsvorgänge automatisiert in Buchungsvorschläge umgewandelt und nach Prüfung und eventueller Nachbehandlung in die Addison-Finanzbuchführung übernommen werden. Dabei wird die Kontierung anhand anzulegender individueller Buchungsregeln vorgenommen, sodass bei einer ausreichend hohen Anzahl an wiederkehrenden identischen Geschäftsvorfällen mit eindeutigen Zahlungsdaten eine deutliche Zeitersparnis gegenüber einer manuellen Erfassung möglich ist. Eine Vorlage / Ausdruck der Bankkontoauszüge für die Buchführung entfällt damit. Gerne überprüfen wir, ob Ihre Bankumsätze und die Art Ihrer Geschäftsvorfälle ausreichend Potential für diesbezügliche Einsparungsmöglichkeiten bieten oder evtl. nach einer Umstrukturierung ermöglichen können.

Papierloser Belegaustausch, automatisierte Belegverbuchung, Archivierung der Buchungsbelege

Mit dem ADDISON Software Modul „Scannen-Buchen–Archivieren“ wird die Grundlage für eine papierlose Buchführungsabwicklung, automatisierte Belegerfassung und Verbuchung geschaffen. Durch das Einscannen sämtlicher Belege, eine automatische Erkennung der Texte (OCR-Analyse), die automatische Verbuchung anhand der erkannten Texte und eine Verknüpfung der Buchung mit dem gescannten und automatisch archivierten Dokument ist ein papiermäßiger Belegaustausch mittels Pendelordnern zwischen den Mandanten und uns oder die Anfertigung von zusätzlichen Kopien für die Buchhaltung nicht mehr notwendig. Dies ist insbesondere ein Vorteil für räumlich weiter entfernte Buchführungsmandanten, da das Zusammenstellen und Versenden der Belege per Post oder Boten entfällt. Auch verbleiben die Belege grundsätzlich beim Mandanten, da diese vor Ort eingescannt werden und online an uns zum Verbuchen übertragen werden. Auch müssen die zukünftig vermehrt verwendeten „elektronischen Rechnungen“ nicht mehr ausgedruckt werden, sondern können mit diesem Modul direkt weiterverarbeitet und archiviert werden. Natürlich können Sie uns auch weiterhin Belege zum Einscannen zusenden. Insgesamt bedeutet dies eine Arbeitserleichterung und Zeitersparnis auf beiden Seiten, günstige Archivierungskosten durch ein digitales Dokumentenmanagement und beiderseitige kurze Zugriffszeiten auf die Belege im Bedarfsfall. Wir beraten Sie gerne, welche organisatorischen Vorkehrungen getroffen werden müssen und inwieweit Ihre Geschäftsstruktur Potential für Vorteile bei einer automatisierten Beleg-Verbuchung ermöglich.

Selber buchen und Online-Nutzung unserer Buchführungssoftware als Remote-User

Sie möchten gerne mit eigenen Mitarbeitern Ihre Buchführung vollständig oder teilweise selber auf einer professionellen Programmplattform erfassen und auswerten, möglichst wenig oder keine Daten und Belege zwischen Ihnen und uns hin- und herschicken sowie uns und Ihnen jederzeit Zugriff auf alle Buchungsdaten und Auswertungen ermöglichen und auch keine eigene teurere Software kaufen und warten? Hierzu können wir Ihnen die vollständige Online-Nutzung unseres ADDISON-Buchführungsprogramms als Remotedesktop-User auf unseren Remote-Servern anbieten.

Online-Portal

Mittels des Addison-Online-Portals als vereinfachte und sichere Daten-Drehscheibe zwischen Steuerberater und Mandant können wir unseren Buchführungsmandanten einen permanenten geschützten Zugang zu freigegebenen Auswertungen im Internet zur Verfügung stellen. Über dieses Portal können Sie uns Ihre gescannten Belege oder ihr elektronisches Kassenbuch oder sonstige Daten und Informationen übermitteln. Auf Ihre Auswertungen können Sie über Ihren Internet-Browser von überall aus zugreifen. Zudem stehen Ihnen auch Mobile Reports für Smartphones und Tablet-PCs zur Verfügung. Natürlich senden wir Ihnen alternativ alle Auswertungen auch per E-Mail im pdf-Format.

DATEV-Software

Als Mitglied der DATEV können wir Ihnen Alternativ zur Addison Buchführungssoftware die eigene Abwicklung Ihrer Buchführung über Programme der DATEV anbieten. Sollten Sie bisher DATEV nutzen oder zukünftig nutzen wollen, können Sie auch weiterhin über unsere DATEV Mitgliedschaft und DATEV-Beraternummer Ihre gewohnte DATEV-Software verwenden. Aufgrund eines Beraterwechsels zu uns, brauchen Sie daher keine Umstellungen oder einen Wechsel der von Ihnen genutzten Software vorzunehmen.

 

Ertrags- und Kostenstellen- sowie Budgetrechnungen

Wir erstellen im Rahmen der Buchführungsaufträge auch Ertrags- und Kostenstellen- sowie Budgetrechnungen und entwickeln hierzu in Zusammenarbeit mit dem Mandanten das entsprechende unternehmensspezifische Auswertungssystem. Die diesbezüglichen Auswertungen erfolgen dann in der Regel als Zusatz zu den üblichen Buchführungsauswertungen.

Monatsberichte, Buchführungsauswertungen, Konzern-Reporting

Jeder Mandant erhält von uns als Ausdruck oder PDF einen Monatsbericht, der sich aus einem Buchführungsanschreiben, einer Ergebnisprognose und den Addsion-Software-Buchführungsauswertungen zusammensetzt.

Die monatlichen Buchführungsauswertungen der Addison Software setzen sich aus einer Monats-Bilanz, einer Monats-GuV, einer BWA-Ergebnisübersicht mit entsprechendem Kontennachweis sowie den Offenen-Posten-Listen für Debitoren und Kreditoren zusammen. In der BWA wird das bis dahin gebuchte Zahlenwerk entsprechend der Bilanz- und GuV-Gliederung des HGB unter Angabe der monatlichen oder jährlichen Vergleichszahlen der beiden Vorjahre dargestellt. Über das Online-Portal können sämtliche Auswertungen den Mandanten zum eigenen Zugriff permanent zur Verfügung gestellt werden.

Zusätzlich erstellen wir monatlich – auf Excel-Basis anhand des gebuchten Ergebnisses – eine Ergebnisprognose für das gesamte laufende Geschäftsjahr. Die Ergebnisprognose beinhaltet die Schätzung/Hochrechnung aller Ertrags- und Kostenpositionen anhand der aktuell gebuchten Kosten und Erträge sowie der bisherigen Relationen/Volumina der vergangenen vier Geschäftsjahre. Die betrachteten fünf Jahre werden dabei in GuV-Form gegenübergestellt. Die Prognose beinhaltet auch die Schätzung bisher noch nicht gebuchter Positionen wie z.B. Abschreibungen und Bestandsveränderungen sowie eine gesonderte Berechnung der auf Basis der Prognose zu erwartenden Steuerbelastungen (GewSt sowie ESt bzw. KSt und Solz) und noch offenen Steuerzahlungen.

Die Übersicht beinhaltet darüber hinaus einen grafischen Fünf-Jahres-Vergleich der wesentlichen Ertragszahlen, sowie eine 5-Jahres-Grafik der monatlichen Umsatzerlöse. Des Weiteren umfasst die Ergebnisübersicht eine Steuerübersicht, der das Zahlenwerk der Ergebnisübersicht zugrunde liegt. Anhand dieser Prognoserechnung und Gegenüberstellungen lassen sich eventuelle Fehlentwicklungen sowie eventuelle Steuererstattungen bzw. -nachzahlungen bereits frühzeitig feststellen.

Die im Rahmen der Buchführung getroffenen Feststellungen oder Hinweise werden inkl. verbaler Stellungnahmen zur Ertrags-, Vermögens- und Finanzlage sowie zur steuerlichen Situation in einem Buchführungsanschreiben dargestellt, mit den übrigen Unterlagen als Monatsbericht systematisch

Umsatzsteuervoranmeldungen

Im Zusammenhang mit den monatlichen oder quartalsmäßigen Buchführungsauswertungen werden auch die erforderlichen Umsatzsteuervoranmeldungen pünktlich erstellt und den Finanzbehörden i.d.R. online übermittelt.